Bergisch Gladbach, den 14.03.2021
Sehr geehrter Herr Santelmann,
im Namen der Kreistagsfraktionen der SPD, FDP und Freien Wähler bitten wir Sie, den nachfolgenden Antrag in der Kreistagssitzung unter dem Tagesordnungspunkt Kreishaus- halt als ergänzenden Haushaltsbegleitbeschluss zur Abstimmung zu stellen

1. Der Kreistag beschließt die Fortführung des Strategischen Aufgabenmanagement (SAM), um weitere Effizienzsteigerungspotentiale zu heben und zukünftig den globalen Minderaufwand konsequent weiter zu steigern. Im Fokus muss hierbei eine weitere Optimierung der verwaltungsinternen Prozesse stehen.
2. Der Kreistag beauftragt die Verwaltung

a. zur Erstellung und Umsetzung eines innovativen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz- und Raumkonzeptes für den Standort Heidkamp mit dem Ziel, unter Berücksichtigung der Potentiale der weiteren Digitalisierung, von Home- Office und des mobilen Arbeitens alle dezentralen eigenen oder angemieteten Standorte bis spätestens 2024 aufzulösen und die Mietverhältnisse zu beenden oder – in Abstimmung mit dem Vermieter – an Dritte weiter zu vermieten.

b. zur Ermittlung von weiteren Konsolidierungspotentialen durch Digitalisierungsmaßnahmen und Reformen der Verwaltungs- und Beteiligungsstruktur.

c. mit der Einführung einer dauerhaften Produkt- und Aufgabenanalyse mit Ausweisung eines Kosten/Nutzen-Verhältnisses und Zuordnung zu Pflichtaufgabe, Pflichtaufgaben mit Ermessen bei der Erfüllung der Aufgabe und freiwillige Auf- gaben. Hierzu ist ein für die öffentliche Verwaltung nutzbares Managementtool zu etablieren.
Bei einzelnen Produkten baut der Kreis in Abstimmung mit dem Finanzausschuss ein Benchmarking zu anderen Kreisen auf.

d. mit der Einführung eines vierteljährlichen, erweiterten Controllingberichtes, der neben Veränderungen bei Erträgen und Aufwendungen und den Gründen dafür insbesondere erörtert, welche Steuerungselemente vorhanden sind, um bei Verschlechterungen Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Begründung:
In den letzten Jahren hat der Rheinisch-Bergische Kreis bereits durch die Aufgabenkritik, eine umfassende Produktkritik und die Einführung des strategischen Aufgabenmanagements (SAM) erhebliche Einsparungen erzielen können. Dennoch ist der Kreishaushalt strukturell unausgeglichen, die Aufzehrung der Rücklagen und eine erhöhte finanzielle Belastung für die kreisangehörigen Kommunen kann aktuell nicht ausgeschlossen werden.

Eine Erhöhung der Kreisumlage – egal ob 2023, 2024 oder später – würde bedeuten, dass die kreisangehörigen Städte und Gemeinden dann dringend notwendige Investitionen (Schulen, Digitalisierung, Gebäude, Straßen und Radwege) kaum tätigen können und wohlmöglich allein zur Umsetzung der dann aktuellen Haushalte um eine Erhöhung der Grundsteuer B nicht umhinkämen.

Land und Bund bleiben aufgefordert, jetzt in der Pandemie die Kommunen noch stärker zu unterstützen und generell die strukturelle Unterfinanzierung der kommunalen Familie z.B. durch eine noch höhere Übernahme sozialer Leistungen zu beenden.

Unabhängig von dieser Aufforderung an Bund und Land soll der Kreistag mit Verabschiedung dieses Haushaltes einen Begleitbeschluss verabschieden, der durch oben genannte Maßnahmen Handlungsoptionen offenlegt, um das strukturelle Haushaltsdefizit zukünftig soweit möglich zu konsolidieren.

Im Einzelnen werden die Vorschläge ergänzend wie folgt begründet:
Seit der Einführung 2019 hat sich das Strategische Aufgabenmanagement (SAM) bewährt. Die vier Elemente von SAM wie Personalkosten-Budget mit finanzieller Obergrenze, Vereinbarung Haushaltsentlastung, Kontinuierliches Prozessmanagement und Controlling haben zum Erfolg von SAM beigetragen. Nicht umsonst konnte die vereinbarte Haushaltsgesamtentlastung von 3,5 Mio. EUR bereits nach zwei Jahren in 2020 und nicht erst in drei Jahren erzielt werden. Näheres dazu kann auch der Vorlage FWB-10/004 entnommen werden.

Von daher gibt es keinen Grund SAM einzustellen. Ganz im Gegenteil. Es gibt bei einem Haushaltsvolumen von rd. 400 Mio. EUR und einem Personalkostenbudget von rd. 73 Mio. EUR noch genügend Potenzial, das durch die Fortführung von SAM gehoben werden könnte.

SAM ergänzt insoweit eine strategische Produkt- und Aufgabenanalyse. Mit der Unterstützung durch die Einführung des Softwareproduktes „Picture“ wird bereits heute die Prozessermittlung und -bewertung inklusive der damit verbundenen Dokumentation deutlich unterstützt und bietet für die Zukunft für weitere Prozessoptimierungen einen wichtigen Standard. Auch im Hinblick auf die voranschreitende und notwendige Digitalisierung können Prozessoptimierungen und die daraus resultierenden Kosten- und Personaleinsparungen schneller realisiert werden.
Darüber hinaus stellen die Elemente Personalkosten-Budget mit finanzieller Obergrenze, Vereinbarung Haushaltsentlastung und das Controlling ein wesentliches Steuerungsinstrument für die Politik dar. Insbesondere die Aufstellung der neu geschaffenen oder reduzierten Stellen.

Die Erweiterung des Standortes Heidkamp hatte seinerzeit das Ziel, alle Abteilungen und Mitarbeiter an einem Standort zu zentralisieren. Deshalb wurde nicht nur angebaut, sondern im zweiten Schritt auch aufgestockt. Leider musste dieses Ziel durch den ständig steigenden oder Corona bedingten vorübergehenden Personalmehrbedarf aktuell aufgegeben werden.

Mittelfristig bleibt aber das Ziel, alle Abteilungen und Mitarbeiter an einem Standort zu zentralisieren. Zum einem aus organisatorischen Gründen und zum anderen aus Kostengründen.
Deshalb soll die Verwaltung ein innovatives und zukunftsorientiertes Arbeitsplatz- und Raumkonzept für den Standort Heidkamp zu entwickeln. Ziel soll dabei sein, alle dezentralen eigenen oder angemieteten Standorte bis spätestens 2024 aufzulösen bzw. abzumieten. Ein erster Konzeptvorschlag sollte im IV. Quartal 2021 vorgestellt werden, um eventuell notwendige Mittel in den kommenden Haushalten bereitzustellen.

Folgende Aspekte sollten u.a. in dem Konzept berücksichtigt werden:

• Verstärkte Nutzung von Homeoffice. Die Situation in der Pandemie zeigt, dass dies funktioniert, auch wenn nach der Pandemie der Anteil an Präsenz vor Ort wieder steigen wird und soll.
• Berücksichtigung des Personalminderbedarfs der nächsten Jahre durch die kontinuierliche Prozessoptimierung in Verbindung mit der notwendigen Digitalisierung der Prozesse.
• Keine Doppelausstattung der Arbeitsplätze mit Standard-IT und LAP-Top. Nutzt ein Mitarbeiter einen dienstlichen LAP-Top, kann er diesen grundsätzlich überall nutzen (mobiles Arbeiten).
• Desksharing ist auszubauen! Mitarbeiter, die mobiles Arbeiten nutzen brauchen keinen festen Arbeitsplatz. Die Arbeitsplätze können grundsätzlich von allen Mitarbeitern benutzt werden. Ziel muss es sein, deutlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorzuhalten.

Für die Prozess-, Produkt- und Aufgabenanalyse im o.g. Sinn muss Verwaltung und Politik in ausgewählten Bereichen – schrittweise – ein Benchmarking mit anderen Kreisen auf- bauen. Ein Angebot hierzu sollte insbesondere an die Trägerkreise der Kreissparkasse Köln gehen. Denkbar ist aber auch die Einbeziehung anderer Kreise insbesondere aus der Regio Köln / Bonn.

gez.

Gerhard Zorn, SPD-Fraktion

Dr. Alexander Engel, FDP-Fraktion

Werner Conrad, Fraktion Freie Wähler